La Constitución Política de Colombia establece en el artículo 15 “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas”. Mediante la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012 “Por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”.
- Objeto de la Política.
Poner en conocimiento de los Titulares los términos y condiciones por medio de los cuales, MEDICAL M&B SAS, en pleno acogimiento y cumplimiento a las normas legales colombianas aplicables, desarrolla los derechos que tienen todos los titulares de conocer, actualizar, rectificar y suprimir los datos personales que sobre ellos se hayan recogido y su tratamiento.
- Destinatarios.
Está política está dirigida a:
Beneficiarios y personas interesadas en los servicios que presta MEDICAL M&B SAS, en el que se recolecten sus datos personales, con el fin de que tengan a su disposición la información necesaria y suficiente respecto del (los) tratamiento(s) y la(s) finalidad(es) para los que son recolectados sus datos, así como los derechos de ellos, como titulares de datos personales, pueden ejercer frente a su proveedor, cuando esta tenga el rol de responsable del tratamiento de sus datos personales.
A los funcionarios, Contratistas, Pasantes y personal de MEDICAL M&B SAS que realicen tratamiento de los datos personales o reciban, atiendan y den respuesta directa o indirectamente a las peticiones (consultas o reclamos) de información relacionadas con el tratamiento y protección de datos personales, para los cuales esta política es de obligatorio conocimiento y cumplimiento.
- Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y finalidad de este.
Tanto el tratamiento como la finalidad de la solicitud y recolección de datos, se limita a la gestión pertinente y adecuada que le permita a MEDICAL M&B SAS desarrollar su objeto social en cumplimiento de las normas legales que lo rigen.
Los presentes términos y condiciones aplican para cualquier registro de datos personales realizado de forma presencial y/o virtual para la vinculación de cualquier producto, servicio o beneficio de MEDICAL M&B SAS, sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento. MEDICAL M&B SAS, exige al encargado del tratamiento de datos para la protección de los datos personales y la confidencialidad de estos.
- Finalidad. Así pues, los datos personales que suministran los titulares son tratados en atención a las siguientes finalidades:
- Clientes.
- La solicitud, recolección y tratamiento de datos personales se hace para fines directamente relacionados con la prestación de los servicios y actividad económica que ofrece y realiza MEDICAL M&B SAS, así como la gestión comercial, percepción, promociones, contacto y comunicaciones.
- Enviar mensajes con contenidos informativos, notificaciones, invitación a eventos y a la participación de espacios de conexión virtual o presencial, alianzas, convenios e iniciativas relacionadas con los servicios que se prestan y a los procesos asociados a cada uno de los servicios, a través de correo electrónico, mensajes de texto, redes sociales o cualquier otro canal oficial de comunicación de MEDICAL M&B SAS.
- Atención y respuesta a peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias.
- Realizar transferencia de datos personales a cualquier otra entidad con quienes MEDICAL M&B SAS, suscriba convenios y/o contratos por objeto de fortalecer la gestión administrativa u operativa de productos y/o servicios.
- Transmitir información personal a terceras partes que hacen tratamiento de datos a modo de encargo necesario para la ejecución de las operaciones de MEDICAL M&B SAS y sus ejecutores.
- Actualizar bases de datos, incluyendo los casos que se requieran transmitir o transferir a un tercero, información para validación, depuración, enriquecimiento y homogenización de datos, previo cumplimiento de las exigencias legales.
- Para el acceso a espacios y beneficios que no se encuentran en el portafolio de servicios y que tiene como propósito brindar acompañamiento, apoyo o participación de actividades que puedan aportar inherentes a los productos y servicios que presta MEDICAL M&B SAS.
- Presentar información solicitada por los entes de control que permitan dar cumplimiento a las exigencias legales y a los análisis estadísticos requeridos.
- Grabación de imágenes, voz o cualquier registro que sirva de soporte, evidencia, almacenamiento, publicación y distribución de memoria o evidencia ante un requerimiento específico o atención de PQRS.
- Adelantar las acciones de cobros y recuperación de cartera, en virtud de los compromisos adquiridos al adquirir cualquier producto y/o servicio.
- Adelantar actividades de prevención relacionadas con el estado de salud y/o emergencia sanitaria acorde con los lineamientos definidos por del Gobierno Nacional.
- Proveedores – Contratistas
- La solicitud, recolección y tratamiento de los datos personales se hace para fines directamente relacionados con el contacto, selección y contratación de proveedores para el funcionamiento de MEDICAL M&B SAS.
- Captura de datos a través de sistemas de videovigilancia, o grabación, en el sistema de ingreso; su tratamiento tendrá como finalidad la identificación como contratista, el control de ingreso y estadía en las instalaciones, seguridad y la prevención de conductas irregulares.
- Adelantar las actividades que correspondan al desarrollo de las obligaciones del contrato.
- Expedir las certificaciones contractuales solicitadas por los contratistas y/o proveedores de MEDICAL M&B SAS y/o entes de control.
- Enviar mensajes con contenidos informativos, notificaciones, invitación a eventos y a la participación de espacios de conexión virtual o presencial, alianzas, convenios e iniciativas relacionadas con los servicios que se prestan y a los procesos asociados a cada uno de los servicios, a través de correo electrónico, mensajes de texto, redes sociales o cualquier otro canal oficial de comunicación de MEDICAL M&B SAS.
- Grabación de imágenes, voz o cualquier registro que sirva de soporte, evidencia, almacenamiento, publicación y distribución de memoria o evidencia ante un requerimiento específico o atención de PQRS.
- Cumplir con lo dispuesto en el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral, fiscal, tributaria y mercantil.
- Atención y respuesta a peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias.
- Realizar transferencia de datos personales a cualquier otra entidad con quienes MEDICAL M&B SAS suscriba convenios y/o contratos por objeto de fortalecer la gestión administrativa u operativa de productos y/o servicios.
- Adelantar actividades de prevención relacionadas con el estado de salud y/o emergencia sanitaria acorde con los lineamientos definidos por del Gobierno Nacional.
- Empleados.
- La solicitud, recolección y tratamiento de los datos personales se hace para fines directamente relacionados con su vinculación, ejecución y terminación de la relación laboral.
- Adelantar actividades de prevención relacionadas con el estado de salud y/o emergencia sanitaria acorde con los lineamientos definidos por del Gobierno Nacional.
- Adelantar actividades propias del área de Recursos Humanos, de acuerdo con el manual de funciones y Seguridad y Salud en el Trabajo.
- Para circular la información con el fin de atender afiliaciones, pagos y requerimientos del Sistema General de Seguridad Social y Parafiscales.
- Para inscripciones a actividades del programa de bienestar social ante la Caja de Compensación o encargado tanto del funcionario, como de sus familiares.
- Para expedición de certificados laborales y certificados de ingresos y retenciones.
- Para efectuar las verificaciones que correspondan previo al pago de nómina.
- Para adelantar todas aquellas laborares que por la operación de la empresa y la legislación vigente requieran el manejo de la información previamente recolectada.
- Para el caso de los participantes en convocatorias de selección, los datos personales tratados tendrán como finalidad adelantar las gestiones de los procesos de selección; las hojas de vida se gestionarán garantizando el principio de acceso restringido.
- Invitación a eventos, alianzas e iniciativas relacionadas a la comunidad MEDICAL M&B SAS.
- Grabación de imágenes, voz o cualquier registro que sirva de soporte, evidencia, almacenamiento, publicación y distribución de memoria o evidencia ante un requerimiento específico o atención de PQRS.
- Captura de datos a través de sistemas de videovigilancia, o grabación, toma de fotos para el carné o en el sistema de ingreso; su tratamiento tendrá como finalidad la identificación como funcionario, el control de ingreso y estadía en las instalaciones, seguridad y la prevención de conductas irregulares.
- La solicitud, recolección y tratamiento de los datos personales se hace para fines de llevar un control y seguridad en el ingreso de personas a las instalaciones.
- Clientes.
Los datos personales registrados en la base de datos de MEDICAL M&B SAS son sometidos a distintas formas de tratamiento como:
- Tratamiento.
De conformidad con los fines mencionados, el tratamiento que se da a los datos personales es el siguiente:
- (i)Recolección, clasificación, almacenamiento, compilación, actualización, procesamiento, reproducción, sistematización, organización y uso de forma parcial o total y uso de la información para efectos de que MEDICAL M&B SAS pueda desarrollar su objeto social en cumplimiento de las normas legales que lo rigen; (ii) clasificación y almacenamiento en una o varias bases de datos, según corresponda, conforme la información suministrada y calidad del titular; (iii) verificar y validar la información suministrada por el titular; (iv) consultar y comparar la información suministrada por el titular con la información almacenada en otras bases de datos públicas o privadas a efectos de conocer los antecedentes judiciales, de seguridad o financieros del titular; y, (v) en general, almacenar, clasificar, comparar, validar y utilizar la información en cumplimiento y para el cumplimiento de las leyes y normatividad que rige a MEDICAL M&B SAS y sus usuarios.
- La información podrá ser entregada, transmitida o transferida a entidades públicas, socios comerciales, contratistas, afiliados, subsidiarias, únicamente con el fin de cumplir con las finalidades de la base de datos correspondiente. En todo caso, la entrega, transmisión o transferencia se hará previa suscripción de los compromisos que sean necesarios para salvaguardar la confidencialidad de la información.
- Tratamiento de datos sensibles.
A los propósitos de la presente política, se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
MEDICAL M&B SAS, apoyando la equidad de cualquier persona, recolecta datos sensibles como el origen racial o étnico y situaciones de vulnerabilidad; de igual manera, se pueden recolectar datos biométricos con el fin de validar la información de conocimiento del beneficiario y/o en el ejercicio de las funciones de seguridad de la compañía.
- Datos de menores de edad.
El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública y su tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales. En estos casos, se deberá contar con la autorización del representante legal del menor.
- Derechos de los Titulares.
Son derechos de los titulares: (i) Conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales frente al encargado y responsable del tratamiento; (ii) solicitar prueba de la autorización otorgada al encargado y responsable del tratamiento, salvo excepción; (iii) ser informado por el encargado y responsable del tratamiento, previa solicitud, respecto del tratamiento que le ha dado a sus datos personales; (iv) presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y normatividad que la desarrolla; (v) revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos personales cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales; y (vi) acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
- Procedimiento para el ejercicio de los derechos de los titulares.
- Las peticiones, consultas y reclamos formulados por los titulares de datos personales bajo el tratamiento de MEDICAL M&B SAS para ejercer sus derechos, serán atendidas por la Gerencia Comercial en los siguientes canales:
- Línea telefónica: Bogotá (57) 601-6177372
- Oficina: Calle 80 No 128- 69 Unidad 9, torre 2, oficina 102
- Correo electrónico: comercial@dispositivosmedicalmb.com
- Personas facultadas para ejercer los derechos de los titulares. Los derechos de los titulares podrán ejercerse por las siguientes personas: (i) por el titular, quien deberá acreditar tal calidad; (ii) por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad y la calidad del titular; (iii) por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
- Ejercicio de los derechos de los titulares de forma escrita y verbal. Las solicitudes, peticiones o consultas sobre los datos personales o tratamiento de los datos personales que presenten los titulares o las personas facultadas de forma escrita o verbal deberán dirigirse a MEDICAL M&B SAS.
Para la debida atención de las solicitudes así presentadas, el titular o la persona facultada deberán remitir a MEDICAL M&B SAS, los documentos respectivos que prueben la calidad de titular o persona facultada, según corresponda, lo anterior, siempre que ello no pueda verificarse de manera inmediata por su proveedor.
- Tiempo de respuesta por parte de MEDICAL M&B SAS. Radicada la solicitud, petición, consulta o reclamo, contará con un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del recibo de esta para su atención. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término o cuando siendo posible no fueren allegados los documentos respectivos que prueben la calidad de titular o persona facultada, MEDICAL M&B SAS informará al interesado antes del vencimiento de los (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
- Reclamos. Las solicitudes de corrección, actualización o supresión de datos personales o aquellas que adviertan un presunto incumplimiento a la Ley 1581 de 2012 y normatividad que la desarrolla, deberán radicarse por escrito y dirigirse a nombre de MEDICAL M&B SAS.
El término máximo para atender el reclamo será de 15 días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibido. Si este tiempo no fuese suficiente, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual no podrá superar 8 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
- Vigencia de la Política y de la Base de Datos.
La presente Política rige a partir del día 19 de enero de 2024 aprobada por la junta directiva de MEDICAL M&B SAS.